شرح الأداة Data Validation للتحقق من صحة البيانات

 كثيرا ما نحتاج الى توحيد ادخال البيانات عند التعامل مع احد الجداول او حتى منع ادخال البيانات اذا كانت لا تتفق مع شرط معين او منع ادخال بينات غير موجود بقائمة الخيارات 

كل هذا واكثر الغرض الرئيسي منه هو التحقق من صحة البيانات المدخلة ، لهذا قامت ميكروسوف بوضع الاداة Data Validation  للتحقق من صحة البيانات واتاحة ما يتفق منها فقط  مع الشرط الذي سوف يتم وضعه 

مثال 1 : - في الجدول التالي بيانات التلاميذ المتقدمين للدراسة بأحد المدارس الابتدائية واردنا منع الاكسل من ادخال سن اقل من 6 سنوات 

- قم بتحديد العمود C ثم من شريط الادوات Data  اختر الاداة Data Validation

عند الضغط على الاداة Data Validation  سوف يظهر المربع الحواري الخاص بالاداة كما بالشكل التالي 

هنا نجد ان الوضع الافتراضي لجميع الخلايا التي قمنا بتحديدها وورقة العمل كاملة هو انه مسموح بإدخال اي قيم ويظهر ذلك تحت الامر Allow اسفل التاب Settings 

وعند الضغط على السهم بجوار الكلمة Any Value  نجد قائمة بها عدد من الاوامر هي 

Whole Number                                         المقصود بها انه مسموح فقط بإدخال الارقام الصيجة  

Decimal                                                      المقصود بها ادخال الارقام التي تحتوي على كسور 

List                                         المقصود بها ادخال البيانات بالاختيار من قائمة سوف نقوم بتحديدها 

Date                                                                       المقصود بها ادخال البيانات من توع تاريخ

Time                                                                        المقصود بها ادخال البيانات من نوع وقت 

Text Length                                         المقصود بها ادخال النصوص وفقاً لطول النص او حجمه

Custom وهنا يتم التعامل مع العمليات الحسابية والدوال وهذا يعني ان يتم قبول البيانات المدخلة اذا كانت تتفق وناتج العملية الحسابية 

في مثالنا هذا سوف نختار whole Number  حيث اننا نرغب في قبول الارقام الصحيحة التى لا تقل من 6 سنوات لتظهر لنا مجموعة من الخيارات 

اختر Greater Than Or Equal To  ثم اكتب الرقم الذي تريد البدء منه وهو 6 وفي هذه الحالة عند الخروج من النافذة وتطبيق الامر نجد ان التطبق لا يسمح بادخال اي رقم اقل من 6 سنوات وعند المحاولة لادخال الرقم 4 مثلا نجد التطبق يمنع ذلك برسالة توضع ان القيمة التي قمت بإدخالها لا تتوافق مع ما تم اتاحتة في الاداة Data Validation 

وقد نحتاج الى ترجمة هذه الرسالة من اجل التيسير على المستخدم وايضاً امكانية تغيير نوع الرساله لتصبح اكثر مرونة اي ان تسمح بإدخال البيانات بعد اعلام المستخدم ب أن هذا مخالف لقواعد المدرسة او الادارة التعليمية 

- لترجمة نص الرسالة او استبدالها بنص اخر من اجل اعلام المستخدم 

من التاب Error Alert  اكتب العنوان الذي ترغب به في المربع Title ومحتوى الرسالة في المربع Input Message ثم OK

كما يمكن التبديل بين ثلاثة اشكال لرسالة التحذير والمنع من Style كما يلي